Formando para el cambio

Para enfrentarnos a los nuevos retos deberemos desarrollar nuevas estrategias y comportamientos, ya que enfrentarnos al presente con métodos del pasado seria hipotecar el futuro.

El entorno actual exige a las empresas, unos niveles de competitividad cada vez mayores. Esta presión competitiva requiere estar constantemente reinventando nuestras propuestas, mediante el análisis de nuestra cadena de valor.

Para enfrentarnos a los nuevos retos deberemos desarrollar nuevas estrategias y comportamientos, ya que enfrentarnos al presente con métodos del pasado seria hipotecar el futuro.

Consecuencia de lo anterior, es obvia la necesidad de potenciar regularmente las competencias de nuestro equipo humano. En este contexto, la formación juega un papel fundamental, la buena formación es capaz de potenciar la eficacia y eficiencia de los participantes, pero en el adjetivo está la clave del éxito. Reunir a un grupo de personas en un aula e impartir un programa más o menos ajustado a sus necesidades no garantiza el éxito. La formación mal planificada puede conllevar incluso resultados contraproducentes.

Es destacable, el aumento de protagonismo que la formación está teniendo en las empresas en estos últimos años. La presión competitiva, las subvenciones, los cambios de paradigma en las relaciones con el cliente, las nuevas tecnologías, etc., son sin duda factores que han favorecido este aumento de protagonismo. Pero la tendencia a pasar a la acción sin invertir el tiempo necesario en la planificación, hace que en muchos casos el resultado no sea el deseado. Como digo muchas veces en mis clases;

“Si tenemos cinco horas para cortar un árbol, hay que invertir una en afilar el hacha”

La “buena” formación conlleva tener en cuenta una serie de factores, que nos ayudarán a conseguir los resultados deseados.

En todo proceso de mejora siempre hay un antes, un durante, y un después. Por lo que clasificaré los factores de influencia por este mismo orden.

ANTES

1. Si queremos que la formación actúe como motor del cambio, no deberemos contemplarla como algo puntual y aislado. Esta deberá estar integrada en el plan estratégico de la compañía. El responsable de formación necesita disponer de todo el apoyo y recursos necesarios. Para ello la formación debe formar parte de la propia cultura de la compañía.

2. Las acciones deberán diseñarse teniendo en cuenta las necesidades globales, departamentales y personales. Identificar claramente la situación actual y la situación deseada, nos ayudará enormemente a seleccionar los recursos necesarios para el cambio. Para realizar un buen análisis de necesidades es fundamental medir como lo estamos haciendo, en muchos casos esta medición no se lleva a cabo o se hace de forma incorrecta. Herramientas como las auditorias de calidad (externas o internas), entrevistas y pruebas de evaluación de rendimiento, la observación directa, evaluaciones de la calidad de atención al cliente (mistery phoning, mistery shoping, encuestas, etc.) reuniones con los receptores, etc. son acciones que nos proporcionarán información muy valiosa sobre como lo estamos haciendo (situación actual), y sobre como tenemos hacerlo en el futuro (situación deseada). Esta información será fundamental para la identificación de las áreas de mejora y para el posterior diseño del programa formativo. En esta fase es fundamental la participación de los receptores en el diseño del programa, ya que si formamos para el cambio, necesitaremos contar con la implicación de las personas que tienen que cambiar, y no hay implicación sin participación.

3. La buena formación es la que consigue cambios positivos: ” Si quieres resultados nuevos, haz cosas diferentes”. En realidad este es el gran reto, conseguir que las personas cambiemos. Lograr que las personas salgamos de la zona cómoda y cambiemos nuestras rutinas y estrategias de comportamiento, es algo que demanda la máxima profesionalidad, en las personas encargadas de llevar a cabo el diseño e impartición del programa.

El aumento de protagonismo que la formación está teniendo es debido, en gran parte, a la creación de fondos para la subvención de los planes. Estas subvenciones han hecho aflorar como setas multitud de empresas que “venden” formación con una filosofía, que en muchos casos se podría definir como la de “toma el dinero y corre”.

Los buenos profesionales invierten muchas, muchísimas horas en su formación; cursos, libros, revistas especializadas, congresos nacionales e internacionales, conferencias, preparación de materiales, etc. Todo esto representa una inversión de tiempo, esfuerzo y dinero, que este tipo de empresas no está dispuesta a pagar. Su propia ambición y la miopía empresarial del negocio a corto plazo, les impide invertir en auténticos profesionales de la formación orientada al cambio o mejora del rendimiento.

Por ello es fundamental que las empresas que subcontraten la formación y que quieran obtener resultados positivos, analicen con detalle la calidad del proveedor. Solo así podrán comprobar que la “buena” formación no es un gasto inútil, sino una inversión necesaria y rentable.

DURANTE

Durante la impartición de un programa formativo para el cambio, son muchas las áreas a considerar, detallarlas aquí conllevaría monopolizar el contenido de este cuaderno, libro entero, por lo que abordaré solo algunas líneas generales a tener en cuenta.

Partiendo del supuesto, de que el diseño del programa se apoya en un correcto diagnóstico de necesidades y en una adecuada selección de los recursos. Los siguientes factores a considerar son:

1. En los momentos iniciales, hay que orientar nuestras acciones a la creación de un clima facilitador del aprendizaje, (antes de sembrar, hay que preparar la tierra). Esto pasa por el logro de un entorno que fomente la confianza y apertura mental del grupo (no se puede aprender lo que ya se cree saber). Este primer objetivo es indispensable para que se pueda establecer el nivel de comunicación necesario, entre el formador y los participantes.

2. Es fundamental sintonizar con el grupo, empatizar con sus inquietudes, estado interno, creencias, actitudes, etc. esto nos permitirá posicionarnos en la “línea de salida”, para comenzar el entrenamiento en sintonía con el grupo.

3. La metodología de entrenamiento, debe ser capaz de generar en los participantes auténticas experiencias de aprendizaje. Recordemos un axioma de formación que nos dice lo siguiente; oigo y olvido, veo y recuerdo, hago y aprendo.

Por lo que la inmersión del participante en experiencias de aprendizaje, será fundamental para la comprensión y posterior puesta en práctica de lo aprendido.

Estas experiencias deben estar diseñadas teniendo en cuenta su entorno de trabajo, con la finalidad de acercar al máximo la situación de entrenamiento al día a día del participante.

4. El sistema “socrático” o utilización de las preguntas, permite al monitor exponer los diferentes conceptos implicando al participante en la búsqueda de las respuestas, lo que conlleva una mejor aceptación y comprensión de las mismas.

Las preguntas direccionan el pensamiento del oyente, por lo que la presentación de nuestros puntos clave utilizando preguntas facilita la consecución de nuestros objetivos.

5. El formador debe procurarse un feedback eficaz, por lo que es fundamental tener claro que información de retorno, nos permitirá verificar el nivel de comprensión y aceptación de los diferentes conceptos. A quedado claro, habéis entendido, etc., NO es un feedback eficaz. En los puntos clave de nuestra exposición puede ser necesario acceder a la estructura profunda, mediante preguntas (metamodelo de lenguaje) o ejercicios que nos permitan verificar la consecución de los objetivos y aclarar las posibles dudas.

6. El objetivo nunca debería ser cumplir con el programa en el tiempo previsto a toda costa, la flexibilidad es necesaria para adaptar el ritmo a los participantes. Siempre será mejor desarrollar un 80% del programa previsto de forma eficaz, que intentar “endosar” el 100% a toda costa.

7. El ritmo de trabajo también debe de tener en cuenta la curva de Sheldon o curva del rendimiento humano. Es muy recomendable la realización de descansos cortos pero regulares (cada 60 ó 90 minutos). En ellos podemos aprovechar para revisar alguna evaluación parcial (ver apartado “después” punto 2º).

8. La buena formación es divertida. Un programa puede ser muy serio en sus planteamientos técnicos, sin embargo, esto no impide que la implementación del mismo sea divertida. Las personas aprendemos mejor y más rápidamente en entornos distendidos y agradables. Para ello el formador podrá utilizar dinámicas de grupo, metaplan, ejercicios, dramatizaciones, simulaciones, música, etc. Estos recursos fomentan el entusiasmo y el buen humor en los participantes.

9. En todo programa orientado al cambio, es necesario tener en cuenta la forma de facilitar las transferencias de lo aprendido al lugar de trabajo. Para lo cual, durante el entrenamiento es necesario que cada participante vaya trabajando en su propio plan de mejora personal. Este documento reflejará las áreas de cambio en forma de objetivos ( M.E.T.A.S.), así como la identificación de los posibles obstáculos y recursos a utilizar. Este plan debe representar para el participante, un compromiso consigo mismo en el logro de los objetivos.

Ejemplo de acrónimo para una correcta especificación de objetivos:

M – otivador
E  – specífico
T  – emporizado
A  – lcanzable
S  –  eguible

DESPUÉS

Al finalizar una acción formativa se suele decir que el curso no acaba ahora, sino que en realidad empieza ahora. Es un hecho en el que todos coincidimos, pero las acciones no siempre son consecuentes con este principio. Veremos algunas consideraciones que facilitarán la puesta en práctica de lo aprendido, y la rentabilidad de la inversión efectuada.

1. Cuando finalizamos un programa formativo, solemos pensar rápidamente en como vamos a evaluar la acción, lo cuál es correcto, pero no deberemos olvidar que tenemos unos participantes a los cuales hemos “invitado” a salir de su zona de confort o comportamiento habitual, para implementar cambios. Por lo que si queremos ver plasmados estos cambios en forma de resultados positivos, deberemos diseñar un plan de seguimiento formativo, a poder ser en combinación con el formador que ha llevado a cabo la acción. Este plan se encargará de prestar el apoyo necesario al participante, verificando los progresos y aportando la ayuda necesaria en la superación de posibles obstáculos. En el mismo deberán estar implicados el participante, el mando del cual depende (que juega un papel fundamental) y el propio formador.

2. La persona que se responsabilice del seguimiento, deberá estar preparada para facilitar el apoyo que precise el participante. Sus capacidades deben permitirle realizar “coaching” no solo a nivel de entorno, comportamientos y capacidades, también en el nivel neurológico de creencias. En este nivel es donde se genera el auténtico poder del cambio personal. El “coach” deberá identificar posibles creencias limitantes y saber desafiarlas adecuadamente. Enriqueciendo los modelos mentales del participante y facilitando la generación de creencias impulsoras.

“Tanto si crees que puedes como si crees que no, en ambos casos estás en lo cierto”
Henry Ford

3. Es importante destacar que en los procesos de mejora del rendimiento hay que fomentar la cultura del elogio o reconocimiento. Este afirma a la persona y la motiva para seguir avanzando en el proceso de cambio.

4. En los aspectos relacionados con la evaluación, tenemos los cinco niveles clásicos; satisfacción, conocimientos, transferencia, impacto organizacional y retorno de la inversión (R.O.I.). A estos cinco yo añadiría otro, a mi modo de ver imprescindible; la evaluación parcial. Las evaluaciones parciales son aquellas que debe realizar el formador durante el desarrollo del programa, estas evaluaciones nos permiten saber si estamos manteniendo el rumbo previsto, o si por el contrario nos estamos desviando del mismo. También nos permitirán efectuar correcciones “a tiempo”. Para llevarlas a cabo, podemos utilizar el metaplan o un breve cuestionario diseñado a tal efecto.

Todo lo anterior es necesario para que un programa de formación sea un éxito, y aunque el diseño e implementación de algunas de las acciones propuestas nos demanden más tiempo y esfuerzo, no hay que olvidar que no se nos valorará por lo que hagamos, sino por los resultados obtenidos.

” La finalidad de la formación no es el conocimiento, sino la acción”

 

Eduardo Escribá Solano

Director-Gerente de Comunicación Objetiva S.L.

escribaarrobacomunicacionobjetiva.com

http://www.comunicacionobjetiva.com

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