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Plan de Acogida

Rafael Garnica

1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS

¿Cuántos de nosotros, al incorporarnos por primera vez a una organización, nos hemos sentido solos durante un plazo más o menos corto?

Aunque parezca innecesario, porque a fin de cuentas todos acabamos adaptándonos al medio en el que nos movemos, la organización no puede perder la oportunidad de ofrecer al recién incorporado una sensación de recibimiento cálido, de acogida, es el primer paso para hacerle sentir parte de nuestro equipo, uno más entre nosotros, recordemos que nunca hay una segunda oportunidad para una primera impresión y ésta debe ser positiva.

Volviendo al punto de vista del nuevo empleado, son muchas las cuestiones que se plantea al ingresar a su nuevo empleo y no podemos olvidar que esas simples preguntas pueden ser aportaciones o sugerencias desde un punto de vista aún objetivo, dado que por su corta experiencia, carece de la formación informal que impregna la organización cuando ya se lleva algún tiempo de permanencia, es decir, saber quienes son los líderes informales, qué departamentos tienen mayor peso, e incluso a qué restaurante vale la pena ir para recuperar fuerzas sin dañar el bolsillo en exceso.

En definitiva, tras este preámbulo, podemos definir el plan de acogida, como aquella estrategia que debe impulsar la organización para adaptar e integrar al nuevo colaborador en su nuevo hábitat laboral. Acomodar y facilitar todo aquello que pueda ser necesario y útil, tanto en el ámbito personal como en el profesional, para hacer llevadera su estancia en la empresa desde el primer día.

El concepto de empatía será clave para pensar como se puede sentir, desde el inicio, el nuevo colaborador, nos servirá también la propia experiencia personal vivida, así entenderemos un poco más las necesidades y las mejoras que podemos aportar a uno más de los nuestros.

Deberemos ser conscientes de las diferencias de caracteres y de la importancia de la convivencia para alcanzar objetivos comunes y generar el bien colectivo.

2. ASPECTOS BÁSICOS DEL PLAN

2.1. Los responsables: El orientador y el tutor

No hay un número de responsables preestablecido, irá en función de la envergadura de la organización, se puede recomendar que sean dos en función de la demanda que se trate, si es una cuestión puramente formal o informal.

Es decir, proponemos que uno de ellos sea el orientador, para tratar cuestiones puras de su relación laboral como el contrato de trabajo, la retribución, el cómputo de las vacaciones o explicaciones de sus funciones. Esta competencia suele y debe ser compartida por todos los miembros del departamento de recursos humanos, encargándose cada uno de su área.

La figura de este orientador puede ser retomada por el responsable del departamento del propio colaborador en ausencia de departamento de recursos humanos, aunque no se recomienda por el respeto y recelo inicial que se existe hacia el nuevo superior jerárquico.

Es aconsejable que el departamento de recursos humanos genere un manual actualizable de bienvenida al empleado, que recoja estos aspectos legales y formales, se puede proponer una lectura en conjunto de aquellos puntos de alto interés, que tanto preocupan al empleado y que es necesario para la organización que sean conocidos para un mejor desarrollo inicial.

El segundo responsable puede pertenecer al departamento que acoge al nuevo colaborador, siempre surge la duda de a quién dirigirse si no funciona la impresora, dónde voy a almorzar o dónde puedo aparcar con facilidad por la mañana, estas y otras cuestiones deben ser resueltas por el tutor, se encargará de las cuestiones informales, esta figura juega un papel realmente integrador. Se recomienda que el cargo de tutor sea rotativo entre todo el personal.

2.2. Su duración

La exposición de la normativa interna por parte de recursos humanos podrá durar alrededor de una hora, si bien este departamento estará a disposición del nuevo colaborador toda la duración de la relación laboral como una función propia, inherente a ese departamento.

La tutoría informal, pero personalizada, durará lo que se prevea en cada organización, aunque se recomienda que no sea inferior a 15 días, ni superior al mes, no todas las personas somos iguales, ni nos adaptamos a las novedades con la misma rapidez, tampoco se trata de que el tutor informal se convierta en la sombra del nuevo colaborador, pero si de que esté a su disposición para atenderle como es debido.

3. POSIBLES RESISTENCIAS

Posiblemente, la resistencia más importante para el éxito de un plan de acogida, sea el carácter humano de los personajes puestos a escena, nuevo colaborador y tutor.

Dejamos de lado al orientador, debido a que su cometido está más relacionado con sus funciones profesionales, como decíamos el orientador pertenece al departamento de recursos humanos y, por lo tanto, explicar al nuevo colaborador los puntos de su relación laboral formal son de su competencia.

No cabe duda que para el éxito del plan, debemos contar con el interés y la buena predisposición de colaborador y tutor, si no es así, el fracaso está garantizado.

El hecho de ser tutor, en principio, debe ser voluntario, la persona que muestra desinterés no puede ser propuesta, no ayudaría a conseguir nuestro objetivo.

El perfil ideal de tutor es aquel de talante comprensivo, amable, un tanto empático y paciente, por lo cual las personas que no cumplan en grado mínimo estos requisitos se deberían descartar, con ellas sería mejor obviar todo tipo de plan de bienvenida. También es evidente que el tutor debe tener una cierta antigüedad en la organización, al menos, unos seis meses, periodo que consideramos prudente para conocer lo formal y lo informal.

Se puede contemplar la posibilidad de compensar al tutor económicamente con un pequeño incentivo o un regalo a posteriori para premiar y agradecer su dedicación una vez evaluada, es importante evitar la idea de que ser tutor nos permite ganar más dinero.

Es más fácil desarrollar el papel del nuevo colaborador por varias razones, la principal es que, como recién llegado, le preocupe el funcionamiento de la organización en todos sus niveles, su posible “primer aliado” en esa conquista será el tutor, no tienen la obligación de establecer una relación de amistad, pero si de ser cómplices en sus objetivos, iniciar y ser iniciado.

Otra resistencia importante es el tiempo, la figura del tutor como tal debe caducar, debemos recordar que el tutor también es colaborador y tiene sus funciones como tal, como orientación se puede fijar el plazo de un mes para que haya presentado al nuevo colaborador a todos los departamentos y le haya explicado los principales entresijos de la organización.

Después informalmente, el nuevo empleado solicitará aquella información que precise a la persona que él mismo considere, pero la figura del tutor ya estará extinguida y su periodo de adaptación lanzado, la ruptura del hielo, se hará desde fuera, pero se facilitará desde dentro.

Rafael Garnica

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